COVID19- Consigli operativi PMI per gestire l'emergenza

Aggiornamento: 30 apr 2020

Sicuramente questa emergenza “Coronavirus” sta creando danni immediati e sicuramente anche a medio e lungo termine a tutto il tessuto economico del paese. Ognuno di noi che fa dell’impresa la sua vita sta vivendo momenti molto difficili. Proprio per questo senza entrare nel merito delle disposizioni e delle direttive ci siamo sentiti in dovere di condividere alcuni suggerimenti operativi per affrontare al meglio questa situazione. Si tratta di consigli che sono sempre validi ma che in questi giorni possono davvero aiutare chi è colpito in maniera più pesante da questa emergenza. Il primo consiglio che sentiamo di dare è quello di non farci prendere dal panico, ma invece con lucidità e positività prendere atto della situazione: il tuo business potrebbe subire rallentamenti almeno fino al mese di aprile/maggio e per alcuni settori anche oltre. L’obiettivo di questo documento è fornirti, in caso di difficoltà, dei suggerimenti pratici e operativi da mettere in atto fin da subito per quanto riguarda la gestione della tua attività.

ANALIZZA IL TUO LIVELLO DI LIQUIDITA’ Verifica immediatamente il tuo livello di liquidità. In caso di blocco degli incassi quanto può resistere la tua attività a livello finanziario considerando costi fissi e variabili? Conosci la soglia minima di fatturato che devi mantenere per coprire i costi? Queste sono le prime cosa da verificare. Questo è il termometro che permette di comprendere le azioni successive da intraprendere per superare efficacemente questo periodo di difficoltà. Analizza i costi che stai sostenendo e cerca di intraprendere azioni di contenimento sulle forniture non strategiche. Se vedi che stai andando oltre i costi di gestione, cerca di tagliare il più possibile investimenti non strettamente necessari per far sopravvivere l’attività. Viaggi per lavoro? Sembra banale ma inizia a fare le pulci sugli hotel in cui vai a dormire. Analizza quei piccoli costi inutili che paghi pigramente ogni mese e sfrutta l’occasione per abbatterli. Se poi stai pensando a degli investimenti a lungo termine, rimanda il discorso a più avanti, quando le acque si saranno calmate. Fai subito uno STRESS TEST finanziario per la tua azienda e calcola quanto denaro ti servirà per coprire gli impegni fino almeno a giugno tenendo conto della riduzione di fatturato. Contatta i clienti e verifica con loro se garantiscono i pagamenti in scadenza. In caso di difficoltà attivati per ri-negoziare le scadenze con i tuoi fornitori. Ricordiamoci che vale sempre la scala degli Step per la gestione amministrativa, oggi come non mai. L’unica eccezione che mi sento di concedere è quella di mettere lo step 6 tra i primi posti, vista l’emergenza. Contattare la banca e valutare con il referente non appena avrai i numeri dello STRESS TEST il fabbisogno di denaro che la banca potrebbe concederti. STEP 1 - Il primo doveroso passo è verificare qual è la copertura che ci garantiscono le “riba”/bonifici che verranno trasmesse alle banche. Chiama i clienti prima della scadenza e verifica. STEP 2 - Il secondo passo è un esame dei crediti che giungeranno in scadenza entro il mese e che come tali diventano esigibili e gli insoluti. Quanti soldi hai da incassare alla data odierna? Inizia a recuperarli. Grazie a questa attività, infatti, avrai a disposizione la liquidità per sostenere al meglio la situazione. Hai già una persona dedicata a questo tipo di attività? Se non dovesse esserci, chi potrebbe dedicare del tempo a questa mansione tra le persone che attualmente compongono il tuo team e che in questo momento, a causa del business ridotto, sono inattive? Stabilisci insieme a questa persona la quantità di tempo da investire per il recupero crediti e mettila subito in azione. Chiedi ai venditori che si adoperino perché effettivamente si proceda all’incasso. STEP 3 - Il quarto passo è un monitoraggio presso il reparto produzione per accertarsi se vi sono consegne che potrebbero essere effettuate e fatturate in tempo utile. STEP 4 - Il quinto passo è un coinvolgimento del direttore vendite/venditori per studiare come, attuando magari un’accorta politica di incentivazioni e di sconti, si possano strappare degli acconti all’ordine. STEP 5 – DIVENTA UNO DEI PRIMI STEP DA FARE SOLO IN QUESTA SITUAZIONE Interpellare gli istituti di credito chiedendo un’estensione dei fidi o quantomeno che venga concesso uno sforamento temporaneo. E sono tipi di richieste che vanno inoltrate il più possibile in anticipo piuttosto che quando l’acqua è ormai arrivata alla gola.

RASSICURA I TUOI CLIENTI Invia attraverso i canali di comunicazione di cui disponi (sito web, email, social, sms, etc…) una comunicazione in cui spieghi i motivi per cui le persone dovrebbero continuare a servirsi da te. In particolare, nella comunicazione, evidenzia i seguenti punti: - Ordinanza: Segnala che le ordinanze ti consentono di proseguire la tua attività e questo di per sé dovrebbe già essere una garanzia. L’attività è aperta: Alcuni clienti a causa delle notizie di questi giorni, potrebbero pensare che tu sia chiuso. Sembra banale ma non lo è. Per prima cosa specifica orari di apertura e che il servizio prosegue come di consueto. - Protocolli ulteriori: Segnala che, in considerazione dell’emergenza in atto, hai preso tutte le dovute precauzioni (specifica quali sono, ad esempio “nel nostro locale sono presenti saponi detergenti e gel disinfettanti per tutti gli avventori”) - Esperienza e prodotto: Continua a sottolineare, sempre, la qualità del tuo prodotto o servizio. (esempio: i nostri ingredienti sono di alta qualità e a km 0, vengono trattati seguendo scrupolosamente le più rigorose norme igieniche…).

RIVEDI E AGGIORNA LE TUE STRATEGIE DI VENDITA E MARKETING Studia attentamente delle strategie commerciali che ti permettano di mantenere alte le vendite, eventualmente offrendo promozioni e sconti. Pensa soprattutto alle vendite che stai perdendo oggi e che non hai modo di recuperare. “Piuttosto che niente, è meglio piuttosto” dice un detto popolare. Come consulenti cerchiamo sempre di essere cauti nel consigliare ai clienti di attuare delle promozioni. Al contempo, in un momento di forte difficoltà, è meglio probabilmente aumentare le vendite, avendo meno margine di guadagno, che perdere del tutto il fatturato. Alcuni esempi: - Hai un ristorante? Se sai che non avrai nessuno stasera proponi uno sconto sui tuoi canali a disposizione. - Hai un’agenzia di viaggi? Proponi dei pacchetti in offerta per l’estate a fronte di un pagamento anticipato. - Hai un negozio? Vendi i prodotti che hai in magazzino oggi a prezzo in “super offerta”. Se qualche cliente intende rinunciare a un acquisto già effettuato o programmato, invece di perdere l’intero importo, offri uno sconto speciale per fargli cambiare idea o riprogramma l’erogazione del servizio o la consegna del prodotto offrendo un voucher di spesa dello stesso importo o leggermente superiore da utilizzare in un altro periodo. L’obiettivo è non far uscire dei soldi che hai già in cassa. Per fare questo occorre mettere molta attenzione nell’ascolto delle motivazioni del cliente cercando insieme di trovare un accordo. Mentre metti in atto tutto questo è importante rimettere al centro delle nostre attività una comunicazione efficace da utilizzare con tutti i mezzi che abbiamo a disposizione: - E-mail - Newsletter - Social (facebook, ecc…) L’unico consiglio o meglio “tecnica” che ci sentiamo di dare ai nostri imprenditori in questo momento è quello di creare comunicazioni che mettano al centro il VOSTRO PRODOTTO O SERVIZIO andando a enfatizzare quelli che si chiamano “BENEFICI NASCOSTI”. Quello che offri non è solo il prodotto o il servizio in sé (bottiglia di vino o impresa di pulizia pe capirci) ma anche le componenti nascoste - Garanzia - Assistenza - Servizio post vendita - Reperibilità 7 giorni su 7 - Consegna a domicilio - Personalizzazione - Formazione all’utilizzo - Ecc….. Spesso si danno per scontate ma è importante utilizzarle per FARE LA DIFFERENZA con i nostri competitor. Creare messaggi, lettere, e-mail da inviare ai nostri clienti attuali e passati facendo leva su questi benefici. Oggi come non mai occorre rispondere alla domande principale: “Se dovessimo riassumere in una frase quali sono i motivi per cui il cliente dovrebbe comprare da noi, cioè quali sono i nostri punti di forza, cosa diremmo?”

FAI RIUNIONI CON LE TUE PERSONE Anche i tuoi collaboratori potrebbero avere paura! E’ normale: in questi giorni sui giornali e in televisione non si fa altro che parlare del virus. Ricorda che oltre agli aspetti economici, è importante preservare l’armonia e il benessere delle persone che fanno parte della tua azienda. Il capitale più importante della tua impresa, perché sono loro che fanno muovere il tuo business! Per questo motivo è importante indire una riunione aziendale il cui focus riguarda le azioni che verranno intraprese dall’azienda per far fronte all’emergenza. Comunica chiaramente quali sono le procedure da seguire per ridurre il rischio all’interno della struttura. Se dovessero esserci persone con esigenze specifiche (ad esempio persone con bambini molto piccoli o genitori anziani) prendi in considerazione, se possibile, il telelavoro e lo smart working. Far continuare a lavorare persone prese dal panico potrebbe essere controproducente. Non sarebbero efficienti e rischierebbero di sfogare le loro frustrazioni sul lavoro. Se ritieni di avere persone che rimarranno del tutto inoperose, prova a proporgli delle ferie anticipate. Nei casi peggiori, tieni in considerazione la cassa-integrazione (confrontati con il tuo commercialista o consulente del lavoro)

APPROFITTA PER RIPENSARE IL TUO BUSINESS “Dietro ogni difficoltà si nasconde il seme dell’opportunità”. Lo sappiamo, leggere questa frase, in questo momento complesso, potrebbe farti storcere la bocca. Se la tua azienda è andata in crisi significa una cosa: non hai preso le dovute precauzioni perché questo non accadesse. La domanda è “Se tra 6 mesi succedesse qualcosa di simile ti ritroveresti da capo? Se tra 6 mesi il tuo settore andasse in difficoltà?” Forse, come nella favola della cicala e della formica, hai sperperato le tue riserve in attività poco strategiche, non hai stanziato un fondo per le emergenze o pensato un piano di riserva. Forse, negli ultimi anni, ti sei limitato a proseguire con il tuo business senza mai provare ad innovare. La peggior frase mai detta da un imprenditore è “Abbiamo sempre fatto cosi”. Purtroppo “fare sempre così” è il modo peggiore di affrontare il mercato. Nel dramma la grande opportunità: come puoi modificare il tuo modello di business, non per sopravvivere, ma per crescere nei prossimi anni?

Buon lavoro!

Lo staff di My Way Consulting

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